רוב החברות שקמות בישראל מעסיקות משרד רואה חשבון חיצוני שייספק להן שירותי הנהלת חשבונות, שכר וראיית חשבון במיקור חוץ. 

פעם בחודש/ חודשיים, מנהל החברה או מי מטעמו מעביר לרואה החשבון את חומרי הנהלת החשבונות ואז הוא והצוות שלו מקלידים את החומר, מדווחים לרשויות המס ומבצעים את התשלומים.

שיטה זאת אכן מתאימה לרוב החברות שמגלגלות מחזור של מילוני שקלים בודדים בשנה.

בשיטה הזאת לא צריך להעסיק מנהלת חשבונות במשרה מלאה שעלות השכר שלה תהיה גבוהה בהרבה יותר מאשר התשלום שמקבל משרד רואה החשבון אבל חשוב לא פחות- אין צורך לגייס, להכשיר ולבקר את עבודת מנהלת החשבונות.

החיסרון של שיטה זאת היא שלבעל העסק אין מידע בזמן אמת על תוצאות העסק שלו ועל הכספים שהוא חייב לאחרים או שאחרים חייבים כלפיו.

המידע תמיד יהיה בדיליי של חודשיים שלושה מכיוון שצריך לעשות גם עבודה של התאמות בנקים, לקוחות, ספקים וכרטיסי אשראי.

בדרך כלל זה מספיק לחברות קטנות כיוון שאין להם כמות גדולה מאוד של לקוחות או ספקים.

אבל מה קורה שהעסק כבר מגיע למימדים גדולים יותר?

שעסק מגיע להיקפי מכירות גבוהים מאוד (מס' מיליוני ₪ בשנה וצפונה), בעל או בעלת החברה כבר צריכים נתונים בזמן אמת כדי לדעת כמה כסף לשלם לספקים או לגבות מלקוחות וצריך לעשות עבודת גביית כספים שיכולה להיות מתישה וארוכה מאוד. 

ברוב המקרים, למשרד רואי חשבון כבר קשה לתת את השירות הזה ולכן בעלי החברה פונים לגיוס של מנהלת/ות חשבונות In-House בשכר מלא עם כל ההשלכות של כך.

מה הבעיה?

בעלי החברה יודעים הכי טוב את תחום העיסוק שלהם אך הם לא יודעים את עבודת הנהלת החשבונות והם לא יודעים להכשיר מנהלות חשבונות והם לא יודעים לבקר את עבודת מנהלות החשבונות. 

מניסיון של בקרה על עשרות מחלקות של הנהלת חשבונות, תמיד אנחנו מוצאים טעויות ומקומות של חוסר יעילות.

לא צריך להרחיב במילים כדי להבין שכאשר נעשות טעויות במחלקת הכספים- העסק מפסיד כספים. והרבה.